ビジネス用メール例文集
クレーム・問題報告FAXの文例
製品やサービスの不具合・問題を報告するFAX文書の例文です。適切かつ効果的なクレーム報告FAXの書き方を紹介します。
【至急対応依頼】製品不具合のご報告
FAX, クレーム, 不具合, 問題報告, 品質
report-complaint-problem-quality
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 　　　　　製品不具合報告書（至急対応依頼） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 送信日：○年○月○日 【送信元情報】 会社名：株式会社クライアント 部署名：品質管理部 担当者：山田太郎 電話番号：03-XXXX-XXXX 携帯電話：090-XXXX-XXXX FAX番号：03-XXXX-YYYY メールアドレス：yamadaexample.com 【送信先情報】 会社名：株式会社サプライヤー 部署名：品質保証部 担当者：田中様 FAX番号：03-ZZZZ-WWWW ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【送信枚数】 合計○枚（本送付状を含む） 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 この度、貴社より納入いただきました下記製品において不具合が発生しておりますので、ご報告申し上げます。 早急なご対応をお願い申し上げます。 【製品情報】 ・製品名：○○○○ ・型番：XX-1234 ・ロット番号：L20250301 ・購入日：○年○月○日 ・納品日：○年○月○日 ・発注番号：PO-56789 ・数量：10個（うち不具合品 3個） 【不具合内容】 ○年○月○日、当社工場での使用中に、上記製品の△△部分から異音が発生し、その後動作が停止しました。 他の同型製品2個についても同様の症状が確認されています。 【影響・被害状況】 ・生産ラインが2時間停止 ・製造中の製品○個が不良品となった ・納期遅延のリスクが発生 【現在の対応状況】 ・不具合製品を隔離保管 ・代替品で一時的に対応中 ・原因調査のため不具合製品の分解検査を実施 【ご依頼事項】 1. 至急、代替品の手配（○年○月○日までに必要） 2. 原因究明と再発防止策のご提示 3. 今後の対応方針（修理、交換、返品等）のご連絡 本件につきましては、弊社の生産計画に重大な影響を及ぼす可能性があるため、 ○年○月○日（○）までにご回答いただきますようお願い申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【添付資料】 ・不具合製品の写真　2枚 ・検査レポート　1部 ※本件に関するお問い合わせは、担当の山田（03-XXXX-XXXX）までご連絡ください。 ※本FAX送信後、確認のお電話をさせていただきます。
クレームや問題報告のFAXは、感情的にならず、事実に基づいた冷静な内容にすることが重要です。文書のタイトルは「不具合報告」「品質問題のご連絡」など、一目で内容がわかるものにしましょう。本文には、送信元と送信先の情報を明記した上で、まず簡潔な挨拶から始め、次に問題の概要を簡潔に伝えます。問題の詳細（発生日時、製品名、型番、ロット番号、症状など）を具体的かつ客観的に記載し、可能であれば写真や図表も添付すると、相手の理解が深まります。また、問題によって生じた影響（業務への支障、損害額など）についても明記し、問題の重大さを伝えることが大切です。文末には、希望する対応（交換、返金、改善策の提示など）と期限を明確に伝え、連絡先も記載しておきましょう。文書のレイアウトは見やすく整理し、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。感情的な表現や責任追及の言葉は避け、あくまでも問題解決を目的とした建設的な内容にすることがポイントです。また、重要な問題の場合は、FAX送信後に電話でも連絡を入れると、より迅速な対応が期待できます。
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クレーム・問題報告FAXの文例

製品やサービスの不具合・問題を報告するFAX文書の例文です。適切かつ効果的なクレーム報告FAXの書き方を紹介します。

FAXクレーム不具合問題報告品質

メール作成のポイント

クレームや問題報告のFAXは、感情的にならず、事実に基づいた冷静な内容にすることが重要です。文書のタイトルは「不具合報告」「品質問題のご連絡」など、一目で内容がわかるものにしましょう。本文には、送信元と送信先の情報を明記した上で、まず簡潔な挨拶から始め、次に問題の概要を簡潔に伝えます。問題の詳細（発生日時、製品名、型番、ロット番号、症状など）を具体的かつ客観的に記載し、可能であれば写真や図表も添付すると、相手の理解が深まります。また、問題によって生じた影響（業務への支障、損害額など）についても明記し、問題の重大さを伝えることが大切です。文末には、希望する対応（交換、返金、改善策の提示など）と期限を明確に伝え、連絡先も記載しておきましょう。文書のレイアウトは見やすく整理し、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。感情的な表現や責任追及の言葉は避け、あくまでも問題解決を目的とした建設的な内容にすることがポイントです。また、重要な問題の場合は、FAX送信後に電話でも連絡を入れると、より迅速な対応が期待できます。

件名: 【至急対応依頼】製品不具合のご報告

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 　　　　　製品不具合報告書（至急対応依頼） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 送信日：○年○月○日 【送信元情報】 会社名：株式会社クライアント 部署名：品質管理部 担当者：山田太郎 電話番号：03-XXXX-XXXX 携帯電話：090-XXXX-XXXX FAX番号：03-XXXX-YYYY メールアドレス：yamadaexample.com 【送信先情報】 会社名：株式会社サプライヤー 部署名：品質保証部 担当者：田中様 FAX番号：03-ZZZZ-WWWW ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【送信枚数】 合計○枚（本送付状を含む） 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 この度、貴社より納入いただきました下記製品において不具合が発生しておりますので、ご報告申し上げます。 早急なご対応をお願い申し上げます。 【製品情報】 ・製品名：○○○○ ・型番：XX-1234 ・ロット番号：L20250301 ・購入日：○年○月○日 ・納品日：○年○月○日 ・発注番号：PO-56789 ・数量：10個（うち不具合品 3個） 【不具合内容】 ○年○月○日、当社工場での使用中に、上記製品の△△部分から異音が発生し、その後動作が停止しました。 他の同型製品2個についても同様の症状が確認されています。 【影響・被害状況】 ・生産ラインが2時間停止 ・製造中の製品○個が不良品となった ・納期遅延のリスクが発生 【現在の対応状況】 ・不具合製品を隔離保管 ・代替品で一時的に対応中 ・原因調査のため不具合製品の分解検査を実施 【ご依頼事項】 1. 至急、代替品の手配（○年○月○日までに必要） 2. 原因究明と再発防止策のご提示 3. 今後の対応方針（修理、交換、返品等）のご連絡 本件につきましては、弊社の生産計画に重大な影響を及ぼす可能性があるため、 ○年○月○日（○）までにご回答いただきますようお願い申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【添付資料】 ・不具合製品の写真　2枚 ・検査レポート　1部 ※本件に関するお問い合わせは、担当の山田（03-XXXX-XXXX）までご連絡ください。 ※本FAX送信後、確認のお電話をさせていただきます。