お断りの文章の構成と書き方

様々なシーンでの依頼や申し出をお断りする際の文章の構成と書き方のポイントをご紹介します。

ご依頼に関するご連絡

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株式会社サンプル 営業部 鈴木一郎様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルの佐藤です。 （感謝の言葉） この度は、弊社製品についてのご提案をいただき、誠にありがとうございます。 （お断りの意思表示） 慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、現時点では新規取引先の拡大を見合わせている状況であり、ご期待に添うことができません。 （理由の説明） 理由といたしましては、弊社の生産体制の制約により、現在の取引先への安定供給を最優先にせざるを得ない状況にあるためです。生産能力の拡大は来年度以降の計画となっております。 （代替案の提示） 今後、状況が変わりましたら、すぐにご連絡させていただきます。その際には、ぜひ再度ご検討いただければ幸いです。 （締めくくりの言葉） 突然のお断りとなり、大変申し訳ございません。何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。

お断りの文章を作成する際は、相手の気持ちに配慮しながらも、明確に意思を伝えることが重要です。効果的なお断りの文章は、「感謝の言葉」「お断りの意思表示」「理由の説明」「代替案の提示」「締めくくりの言葉」という5つの要素で構成されます。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉から始め、次にお断りする旨を明確に伝えます。その後、お断りする理由を簡潔かつ誠実に説明しましょう。理由は具体的に述べることで、相手の理解を得やすくなります。可能であれば代替案や今後の可能性について触れると、より前向きな印象になります。最後に、改めて感謝の意を示して締めくくると良いでしょう。文章を送る前には、相手の立場になって内容を確認し、不快感を与えないよう配慮することが大切です。