辞退メールの例文と丁寧な断り方

ビジネスシーンでの辞退メールの例文と効果的な書き方を解説します。相手に不快感を与えない丁寧な辞退メールのポイントを紹介します。

【面接辞退のご連絡】株式会社サンプル 営業職選考：山田太郎

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株式会社サンプル 人事部 採用ご担当者様 お世話になっております。 営業職に応募しております、山田太郎と申します。 先日は書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、このたび一身上の都合により、面接選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 選考プロセスの途中でのご連絡となり、ご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。 貴社の事業内容や企業理念に大変魅力を感じておりましたが、現在進めている他社との選考状況や、家族の事情などを総合的に考慮した結果、今回は辞退という判断をさせていただきました。 選考にお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。 今後、状況が変わりましたら、改めて貴社の選考に応募させていただければ幸いです。 貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。

辞退メールは、相手に不快感を与えないよう、丁寧かつ誠実に書くことが重要です。まず感謝の言葉から始め、辞退理由を簡潔に説明しましょう。理由は具体的すぎず、かつ曖昧すぎない程度に留めるのがポイントです。「一身上の都合」や「社内の状況変化」など、相手が納得できる理由を伝えると良いでしょう。また、代替案を提案できる場合は提案し、今後の関係性を大切にする姿勢を示すことも効果的です。辞退メールは早めに送ることも大切なマナーです。特に面接辞退の場合は、次の候補者に連絡する時間的余裕を与えるためにも、決断したらすぐに連絡しましょう。最後に、これまでの対応への感謝と今後の関係継続への期待を述べて締めくくりましょう。