お断りの文面の書き方と例文集
様々なシーンでの依頼や申し出をお断りする際の文面の例文と書き方のポイントをご紹介します。
メール作成のポイント
お断りの文面を作成する際は、相手の気持ちに配慮しながらも、明確に意思を伝えることが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉から始め、お断りする理由を簡潔かつ誠実に説明しましょう。理由は具体的に述べることで、相手の理解を得やすくなります。また、代替案や今後の可能性について触れると、より前向きな印象になります。お断りの言葉は丁寧に、しかし曖昧さを残さないように伝え、最後に改めて感謝の意を示して締めくくると良いでしょう。文面を送る前には、相手の立場になって内容を確認し、不快感を与えないよう配慮することが大切です。また、メールや手紙など、伝える媒体に合わせた形式や言葉遣いを心がけましょう。
件名: ご依頼に関するご連絡
株式会社サンプル
営業部
鈴木一郎様
お世話になっております。
株式会社テクノサンプルの佐藤です。
この度は、○○についてご依頼いただき、誠にありがとうございます。
慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、今回はお引き受けすることができない状況でございます。
理由といたしましては、△△の事情により、現時点では対応が困難な状況にあるためです。
鈴木様のご期待に沿えず、大変申し訳ございません。
今後、状況が変わりましたら、改めてご相談させていただければ幸いです。
何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。