お断りメールの書き方と例文集

様々なシーンでの依頼や申し出をお断りする際のメールの例文と書き方のポイントをご紹介します。

【ご回答】ご依頼に関するご連絡

お断り, お断り, ビジネス

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株式会社サンプル 企画部 鈴木一郎様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルの佐藤です。 この度は、共同プロジェクトへのご参加のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。 大変魅力的なプロジェクトであり、社内で検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、今回は参加を見送らせていただきたく存じます。 理由といたしましては、現在進行中の自社プロジェクトが予定より遅延しており、新たなプロジェクトに十分なリソースを割くことが困難な状況にあるためです。 鈴木様のご期待に沿えず、大変申し訳ございません。 現在のプロジェクトが一段落する9月以降であれば、改めて検討させていただくことが可能です。その際には、ぜひご連絡いただければ幸いです。 何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。

お断りメールを作成する際は、相手の気持ちに配慮しながらも、明確に意思を伝えることが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉から始め、お断りする理由を簡潔かつ誠実に説明しましょう。理由は具体的に述べることで、相手の理解を得やすくなります。また、代替案や今後の可能性について触れると、より前向きな印象になります。お断りの言葉は丁寧に、しかし曖昧さを残さないように伝え、最後に改めて感謝の意を示して締めくくると良いでしょう。メールを送信する前には、相手の立場になって内容を確認し、不快感を与えないよう配慮することが大切です。また、件名は「ご依頼に関するご連絡」など、内容が推測できるものにしましょう。