お断りするときのメールの書き方と例文

ビジネスシーンで様々な依頼や申し出をお断りする際のメールの例文と書き方のポイントをご紹介します。

【ご回答】ご依頼に関するご連絡

お断り, お断り, ビジネス

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株式会社サンプル 営業部 鈴木一郎様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルの営業担当の佐藤です。 この度は、弊社製品の取り扱いについてご検討いただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、現時点では新規取引先の拡大を見合わせている状況であり、ご期待に添うことができません。 理由といたしましては、弊社の生産体制の制約により、現在の取引先への安定供給を最優先にせざるを得ない状況にあるためです。生産能力の拡大は来年度以降の計画となっており、その際には改めてご相談させていただければ幸いです。 突然のお断りとなり、大変申し訳ございません。鈴木様のご期待に沿えず、心苦しく存じます。 今後、状況が変わりましたら、すぐにご連絡させていただきます。その際には、ぜひ再度ご検討いただければ幸いです。 何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。

お断りのメールは、相手の気持ちに配慮しながらも、明確に意思を伝えることが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉から始め、お断りする理由を簡潔かつ誠実に説明しましょう。理由は具体的に述べることで、相手の理解を得やすくなります。また、代替案や今後の可能性について触れると、より前向きな印象になります。お断りの言葉は丁寧に、しかし曖昧さを残さないように伝え、最後に改めて感謝の意を示して締めくくると良いでしょう。メールの送信前には、相手の立場になって内容を確認し、不快感を与えないよう配慮することが大切です。