お断りの文書の例文集

ビジネスシーンでの依頼や申し出をお断りする際の文書の例文と書き方のポイントをご紹介します。

ご依頼に関するご回答

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株式会社サンプル 広報部 田中様 拝啓 新春の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度は、「テクノロジーカンファレンス2023」のスポンサーシップについてお声がけいただき、誠にありがとうございます。 社内のマーケティング部門と協議し、前向きに検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、今回はスポンサーとしての参加を見送らせていただきたく存じます。 理由といたしましては、今年度のマーケティング予算が既に確定しており、新たなスポンサーシップに対応する余裕がないためでございます。また、同時期に自社イベントの開催も予定しており、リソースの分散を避けたいと考えております。 田中様のご期待に沿えず、大変申し訳ございません。 代替案といたしまして、下記のご提案をさせていただきます。 1. 弊社社員の講演者としての参加（無償） 2. 来年度のスポンサーシップの優先検討 3. 弊社SNSでのイベント告知協力 貴重な機会をいただいたにも関わらず、ご期待に添えず誠に申し訳ございません。 何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。 敬具 令和5年1月15日 株式会社テクノサンプルn広報部長 山田花子

お断りの文書を作成する際は、相手の気持ちに配慮しながらも、明確に意思を伝えることが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉から始め、お断りする理由を簡潔かつ誠実に説明しましょう。理由は具体的に述べることで、相手の理解を得やすくなります。また、代替案や今後の可能性について触れると、より前向きな印象になります。お断りの言葉は丁寧に、しかし曖昧さを残さないように伝え、最後に改めて感謝の意を示して締めくくると良いでしょう。文書を送る前には、相手の立場になって内容を確認し、不快感を与えないよう配慮することが大切です。また、メールや手紙など、伝える媒体に合わせた形式や言葉遣いを心がけましょう。