丁寧なお断りメールの書き方と例文集

相手との関係を大切にしながら丁寧にお断りするメールの例文と書き方のポイントをご紹介します。

【ご回答】ご依頼に関するご連絡

お断り, お断り, 丁寧, ビジネスマナー

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株式会社サンプル 広報部 鈴木一郎様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルの広報担当の佐藤でございます。 この度は、弊社代表取締役へのインタビュー取材のご依頼を賜り、誠にありがとうございます。鈴木様より頂戴いたしましたご依頼は、弊社にとりまして大変光栄なものでございました。 代表取締役のスケジュールを確認し、前向きに検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、今回はお断りさせていただきたく存じます。 理由といたしましては、代表取締役が現在、新製品開発の最終段階にあり、7月末までのスケジュールが既に埋まっている状況でございます。また、新製品に関する情報は発表時期が9月初旬と決まっており、それ以前のインタビューでは十分な情報提供ができない状況でございます。 鈴木様のご期待に沿えず、大変申し訳なく存じております。 代替案といたしまして、下記のご提案をさせていただきます。何卒ご検討いただければ幸いでございます。 1. 9月中旬以降であれば、新製品情報も含めたインタビューが可能でございます 2. それ以前でも、弊社の技術責任者によるインタビューであれば調整可能でございます 3. 新製品発表後、優先的に詳細資料をご提供させていただくことも可能でございます 貴重な機会をいただいたにも関わらず、ご期待に添えず誠に申し訳ございません。今後とも貴社との良好な関係を継続できれば幸いでございます。 何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

丁寧なお断りメールを作成する際は、相手の気持ちに最大限配慮し、敬意を示すことが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉を丁寧に述べ、検討したことを伝えましょう。お断りする理由は具体的かつ誠実に説明し、言い訳や曖昧な表現は避けてください。「誠に恐縮ではございますが」「心苦しく存じますが」などの表現を用いて、断ることへの申し訳なさを示すと良いでしょう。また、代替案や今後の可能性について前向きに触れることで、相手に希望を持たせることができます。結びの言葉では、改めて感謝の意を示し、今後の関係継続への期待を伝えましょう。丁寧な言葉遣いと敬語を適切に使用し、送信前には必ず内容を見直して、失礼な表現がないか確認することも大切です。