丁寧なお断りメールの書き方と例文

相手との関係を大切にしながら丁寧にお断りするメールの例文と書き方のポイントをご紹介します。

【ご回答】ご依頼に関するご連絡

お断り, お断り, 丁寧, ビジネスマナー

polite-refusal-email

株式会社サンプル 営業部 鈴木一郎様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルの営業担当の佐藤でございます。 この度は、弊社製品の取り扱いについてご検討いただき、誠にありがとうございます。鈴木様より頂戴いたしましたご提案は、弊社にとりまして大変光栄なものでございました。 社内にて慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、現時点では新規取引先の拡大を見合わせている状況であり、鈴木様のご期待に添うことができない結論となりました。 理由といたしましては、弊社の生産体制の制約により、現在の取引先への安定供給を最優先にせざるを得ない状況にあるためでございます。生産能力の拡大は来年度以降の計画となっており、その際には改めてご相談させていただければ幸いでございます。 突然のお断りとなり、大変申し訳なく存じます。鈴木様のご期待に沿えず、心苦しく存じております。 今後、状況が変わりましたら、すぐにご連絡させていただきます。その際には、ぜひ再度ご検討いただければ幸いでございます。 何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

丁寧なお断りメールを作成する際は、相手の気持ちに最大限配慮し、敬意を示すことが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉を丁寧に述べ、検討したことを伝えましょう。お断りする理由は具体的かつ誠実に説明し、言い訳や曖昧な表現は避けてください。「誠に恐縮ではございますが」「心苦しく存じますが」などの表現を用いて、断ることへの申し訳なさを示すと良いでしょう。また、代替案や今後の可能性について前向きに触れることで、相手に希望を持たせることができます。結びの言葉では、改めて感謝の意を示し、今後の関係継続への期待を伝えましょう。丁寧な言葉遣いと敬語を適切に使用し、送信前には必ず内容を見直して、失礼な表現がないか確認することも大切です。