お問い合わせ返信のテンプレート例文

ビジネスシーンでのお問い合わせに対する返信テンプレートの例文です。

【ご回答】製品Aの機能についてのお問い合わせ

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株式会社サンプル 営業部 山田様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルカスタマーサポートの佐藤でございます。 この度は弊社製品Aについてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 【お問い合わせ内容】 > 製品Aのデータエクスポート機能について、対応しているファイル形式を教えてください。 > また、一度にエクスポート可能なデータ量に制限はありますか？ 【ご回答】 製品Aのデータエクスポート機能では、以下のファイル形式に対応しております。 ・CSV ・Excel（.xlsx, .xls） ・PDF ・XML エクスポート可能なデータ量については、標準プランでは1回あたり10,000件までとなっております。10,000件を超えるデータをエクスポートされる場合は、分割してエクスポートしていただくか、エンタープライズプランへのアップグレードをご検討ください。 エンタープライズプランでは、エクスポート件数の上限が100,000件となり、さらに自動スケジュールエクスポート機能もご利用いただけます。 詳細な操作方法につきましては、下記のサポートページもご参照ください。 https://www.example.com/support/product-a/export-guide その他ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後とも株式会社テクノサンプルどうぞよろしくお願い申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

お問い合わせへの返信テンプレートは、効率的かつ一貫性のある対応を実現するために重要です。基本構成として、①感謝の言葉、②問い合わせ内容の確認、③回答・説明、④追加情報の提供、⑤締めの言葉、という流れを意識しましょう。テンプレートを使用する際も、問い合わせ内容に合わせて適切にカスタマイズし、画一的な印象を与えないよう注意が必要です。また、専門用語は極力避け、わかりやすい言葉で説明することを心がけましょう。