お断りの文書の書き方と例文集

ビジネスシーンでの依頼や申し出をお断りする際の正式な文書の例文と書き方のポイントをご紹介します。

ご依頼に関するご回答

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株式会社サンプル 営業部長 鈴木一郎様 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度は弊社製品の取り扱いについてご検討いただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、現時点では新規取引先の拡大を見合わせている状況であり、ご期待に添うことができません。 理由といたしましては、弊社の生産体制の制約により、現在の取引先への安定供給を最優先にせざるを得ない状況にあるためです。生産能力の拡大は来年度以降の計画となっており、その際には改めてご相談させていただければ幸いでございます。 突然のお断りとなり、大変申し訳ございません。 今後、状況が変わりましたら、すぐにご連絡させていただきます。その際には、ぜひ再度ご検討いただければ幸いです。 何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 敬具 令和5年5月15日 株式会社テクノサンプルn代表取締役 佐藤健太

お断りの文書を作成する際は、ビジネス文書としての形式を守りながら、相手の気持ちに配慮した内容にすることが重要です。まず、頭語（拝啓、前略など）と時候の挨拶から始め、依頼や申し出に対する感謝の言葉を述べます。次に、お断りする旨を明確に伝え、その理由を簡潔かつ誠実に説明しましょう。理由は具体的に述べることで、相手の理解を得やすくなります。また、代替案や今後の可能性について触れると、より前向きな印象になります。お断りの言葉は丁寧に、しかし曖昧さを残さないように伝え、最後に改めて感謝の意を示して締めくくります。結語（敬具、草々など）と日付、差出人の情報を忘れずに記載しましょう。文書を送る前には、相手の立場になって内容を確認し、不快感を与えないよう配慮することが大切です。