ビジネスシーンでのお断りの手紙の書き方と例文

ビジネスシーンで様々な依頼や申し出をお断りする際の手紙の例文と書き方のポイントをご紹介します。

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

お断り, 手紙, ビジネス文書

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拝啓 新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度は弊社製品の取り扱いについてご検討いただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、現時点では新規取引先の拡大を見合わせている状況であり、ご期待に添うことができません。 理由といたしましては、弊社の生産体制の制約により、現在の取引先への安定供給を最優先にせざるを得ない状況にあるためです。生産能力の拡大は来年度以降の計画となっており、その際には改めてご相談させていただければ幸いです。 突然のお断りとなり、大変申し訳ございません。鈴木様のご期待に沿えず、心苦しく存じます。 今後、状況が変わりましたら、すぐにご連絡させていただきます。その際には、ぜひ再度ご検討いただければ幸いです。 何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。 敬具 令和5年5月15日 株式会社テクノサンプルn代表取締役 佐藤健太 株式会社サンプル 営業部 鈴木一郎様

ビジネスシーンでのお断りの手紙は、メールよりも格式高く、より丁寧な印象を与えます。上質な便箋や封筒を使用し、可能であれば手書きで書くことをおすすめします。内容は、時候の挨拶から始め、依頼や申し出に対する感謝の言葉を述べた後、お断りする理由を具体的かつ誠実に説明しましょう。理由は事実に基づき、相手を納得させられるものが望ましいです。また、可能な限り代替案を提示することで、問題解決に前向きな姿勢を示すことができます。お断りの表現は「～できかねます」「～を見送らせていただきます」など、丁寧でありながらも明確な言葉を選び、最後に結びの言葉で締めくくりましょう。送付前には必ず内容を見直し、誤解を招く表現がないか確認することも大切です。