ビジネスシーンでのお断りメールの書き方と例文

ビジネスシーンで様々な依頼や申し出をお断りする際のメールの例文と書き方のポイントをご紹介します。

【ご回答】ご依頼に関するご連絡

お断り, お断り, ビジネス

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株式会社サンプル 購買部 鈴木一郎様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルの営業担当の佐藤です。 この度は、弊社製品「テクノX3000」の無料サンプル提供についてご依頼いただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、無料サンプルの提供につきましては、対応いたしかねる状況でございます。 理由といたしましては、「テクノX3000」は高額な部品を使用した製品であり、製造コストが高いため、無料サンプルとしての提供が難しい状況にあるためです。また、現在の生産状況から、サンプル用の在庫確保も困難な状況です。 鈴木様のご期待に沿えず、大変申し訳ございません。 代替案といたしまして、下記のご提案をさせていただきます。 1. 弊社ショールームでの製品デモンストレーション（無料） 2. 2週間の有償トライアル（返却時に問題がなければ全額返金） 3. オンラインでの詳細な製品説明会の実施 何卒ご検討いただけますよう、お願い申し上げます。

ビジネスシーンでのお断りメールは、相手との関係性を損なわないよう、細心の注意を払って作成することが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉から始め、お断りする理由を具体的かつ誠実に説明しましょう。理由は事実に基づき、相手を納得させられるものが望ましいです。また、可能な限り代替案を提示することで、問題解決に前向きな姿勢を示すことができます。お断りの表現は「～できかねます」「～を見送らせていただきます」など、丁寧でありながらも明確な言葉を選びましょう。最後に、今後の関係継続への期待や感謝の言葉で締めくくると、良好な関係を維持できます。送信前には必ず内容を見直し、誤解を招く表現がないか確認することも大切です。また、件名は「ご依頼に関するご連絡」など、内容が推測できるものにしましょう。