ビジネスシーンでのお断りメールの書き方と例文

ビジネスシーンで様々な依頼や申し出をお断りする際のメールの例文と書き方のポイントをご紹介します。

【ご回答】ご提案に関するご連絡

お断り, ビジネス

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株式会社サンプル 購買部 鈴木一郎様 お世話になっております。 株式会社テクノサンプルの営業担当の佐藤です。 この度は、「テクノX3000」の価格に関するご相談をいただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただきましたが、誠に恐縮ではございますが、ご希望の20%値引きにつきましては、対応いたしかねる状況でございます。 理由といたしましては、昨今の原材料費の高騰および部品調達コストの上昇により、現在の販売価格を維持することも厳しい状況にあるためです。「テクノX3000」は、品質と性能を最優先に開発された製品であり、現在の価格設定は適正なものと考えております。 鈴木様のご要望にお応えできず、大変申し訳ございません。 代替案といたしまして、下記のご提案をさせていただきます。 1. 10台以上のご購入で10%の数量割引を適用 2. 保守サポート（年間契約）を1年間無償で提供 3. 旧モデル「テクノX2000」であれば15%割引にて提供可能 何卒ご検討いただけますよう、お願い申し上げます。

ビジネスシーンでのお断りメールは、相手との関係性を損なわないよう、細心の注意を払って作成することが重要です。まず、依頼や申し出に対する感謝の言葉から始め、お断りする理由を具体的かつ誠実に説明しましょう。理由は事実に基づき、相手を納得させられるものが望ましいです。また、可能な限り代替案を提示することで、問題解決に前向きな姿勢を示すことができます。お断りの表現は「～できかねます」「～を見送らせていただきます」など、丁寧でありながらも明確な言葉を選びましょう。最後に、今後の関係継続への期待や感謝の言葉で締めくくると、良好な関係を維持できます。送信前には必ず内容を見直し、誤解を招く表現がないか確認することも大切です。