ビジネス用メールの例文と基本的な書き方

ビジネスシーンで使えるメール例文と基本的な書き方を解説します。プロフェッショナルな印象を与えるビジネス用メールのポイントを紹介します。

【ご報告】プロジェクトA進捗状況について

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株式会社クライアント 営業部 部長 鈴木様 お世話になっております。 株式会社ビジネスパートナーの山田と申します。 プロジェクトAの進捗状況についてご報告いたします。 現在の進捗率は約70%となっており、予定通り来月15日の納品に向けて作業を進めております。 【完了した作業】 ・要件定義書の最終確認（9月10日完了） ・システム設計書の作成（9月20日完了） ・データベース構築（9月30日完了） ・バックエンド開発（10月10日完了） 【現在進行中の作業】 ・フロントエンド開発（進捗率：80%） ・単体テスト（進捗率：50%） 【今後の予定】 ・10月20日：フロントエンド開発完了 ・10月25日：単体テスト完了 ・10月30日：結合テスト完了 ・11月5日：ユーザーテスト完了 ・11月10日：最終調整 ・11月15日：納品 現時点では特に大きな問題は発生しておらず、スケジュール通りに進行しております。 ただ、ユーザーテストの際には貴社担当者様のご協力が必要となりますので、11月1日～5日の間でテスト日程の調整をお願いできればと存じます。 詳細な進捗報告書を添付いたしましたので、ご確認いただければ幸いです。 【添付ファイル】 ・プロジェクトA_進捗報告書_10月15日.pdf ご質問やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。 引き続きよろしくお願い申し上げます。 -- 山田太郎

ビジネス用メールは、簡潔さと丁寧さのバランスが重要です。件名は「○○の件」「△△について」など、内容が一目でわかるものにしましょう。本文は「宛名→挨拶→名乗り→要件→詳細→結び」の順に構成するのが基本です。宛名は「株式会社○○ △△部 □□様」と丁寧に記載し、挨拶は「お世話になっております」などの定型文から始めます。要件は簡潔に、詳細は必要に応じて箇条書きなどを活用して読みやすくしましょう。結びの言葉は「よろしくお願いいたします」などの定型文で締めくくります。また、ビジネス用メールでは敬語の使い方に注意し、「ご確認ください」「お送りいたします」など、適切な敬語表現を使いましょう。添付ファイルがある場合は、その内容や確認すべきポイントも記載します。送信前には、誤字脱字がないか、添付忘れがないか、失礼な表現がないかを必ず確認してください。