日程調整メールへの返信例文と書き方のポイント

ビジネスシーンでの日程調整メールへの返信例文と効果的な書き方を解説します。スムーズな日程調整のためのポイントをご紹介します。

Re: 【プロジェクト会議】日程調整のお願い

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株式会社サンプル 営業部 田中様 お世話になっております。 株式会社ビジネスソリューションの山田です。 先日ご連絡いただきました、プロジェクト会議の日程調整につきまして、下記の通りご返答申し上げます。 > 候補日時 > ①10月15日（月）14:00～16:00 > ②10月17日（水）10:00～12:00 > ③10月19日（金）15:00～17:00 ①10月15日（月）14:00～16:00 → ○（参加可能です） ②10月17日（水）10:00～12:00 → ×（社内会議と重複しております） ③10月19日（金）15:00～17:00 → ○（参加可能です） 上記の通り、①か③であれば参加可能でございます。 ①の10月15日が第一希望となります。 なお、当日は弊社からプロジェクトメンバーの佐藤も同席させていただきたく存じます。 問題なければ、ご連絡いただけますと幸いです。 会議の詳細が決まりましたら、改めてご連絡ください。 よろしくお願い申し上げます。

日程調整メールへの返信は、迅速かつ明確に行うことが重要です。提案された日程に対して、参加可能な日時は「〇」、不可能な日時は「×」などの記号を使って一目でわかるようにしましょう。代替案を提示する場合は、できるだけ複数の候補日時を挙げるとスムーズに調整が進みます。また、返信が遅れる場合は一旦受信した旨を伝え、いつまでに返答するかを明記すると相手に安心感を与えられます。日程が確定したら、日時・場所・議題などを再確認する一文を添えると確実です。