ビジネスシーンでの日程調整メールの書き方と例文

ビジネスシーンでの日程調整メールの例文と効果的な書き方を解説します。スムーズな日程調整を実現するメールのポイントを紹介します。

【日程調整のお願い】第2四半期マーケティング戦略会議

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マーケティング部 各位 お世話になっております。 営業企画部の山田です。 第2四半期のマーケティング戦略会議の日程調整をお願いいたします。 【会議内容】 ・第1四半期の施策振り返りと効果分析 ・第2四半期の重点施策の決定 ・年間予算の見直しと再配分 【日時候補】 以下の日程で調整させていただきたく存じます。 ご都合のよろしい日時に○を付けてご返信いただけますと幸いです。 ・4月5日（水）10:00～12:00 ・4月7日（金）14:00～16:00 ・4月10日（月）13:00～15:00 ・4月12日（水）15:00～17:00 【場所】 本社 5階会議室A ※オンライン参加も可能です（Teams利用） 【参加者】 ・営業企画部：佐藤部長、山田 ・マーケティング部：全員 ・商品開発部：鈴木部長 ・経営企画部：高橋課長 【準備いただきたいもの】 ・第1四半期の施策結果レポート ・第2四半期の施策案 会議の詳細資料は、日程確定後に改めて共有いたします。 恐れ入りますが、4月3日（月）17:00までにご返信いただけますようお願いいたします。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 よろしくお願いいたします。 【連絡先】 営業企画部 山田 内線：1234 Email：[email protected]

ビジネスシーンでの日程調整メールは、相手の時間を尊重する姿勢と明確さが重要です。件名は「【日程調整のお願い】プロジェクトA打ち合わせ」など、目的が一目でわかるものにしましょう。本文では、まず簡潔に日程調整の目的や議題を説明し、その重要性や所要時間も伝えます。候補日は3～4日程度提示し、「○月○日（○）○時～○時」という形式で明記すると見やすくなります。また、オンラインか対面かなど、ミーティングの形式も明確にしておきましょう。相手の都合を優先する姿勢を示すため、「ご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです」などの一文を添えると丁寧です。返信期限がある場合は、それも明記しましょう。最後に、質問や不明点がある場合の問い合わせ先を記載し、丁寧な締めの言葉で終えます。送信前には、日程に誤りがないか、必要な情報が漏れていないかを確認することも大切です。