請求書を送る時の文面例と書き方のポイント

請求書を送る時の文面例と効果的な書き方を解説します。スムーズな入金につながる請求書送付時のメール文面のポイントを紹介します。

【請求書送付】株式会社サンプル_月次システム保守費_2023年9月分

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株式会社クライアント システム部 鈴木様 お世話になっております。 株式会社サンプル カスタマーサポート部の山田です。 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 2023年9月分の月次システム保守費の請求書を添付ファイルにてお送りいたします。 【請求内容】 件名：基幹システム月次保守費（9月分） 請求書番号：M2309-456 対象期間：2023年9月1日～9月30日 合計金額：165,000円（税込） お支払期限：2023年10月15日 【添付ファイル】 ・請求書_M2309-456_株式会社サンプル.pdf 8月分のご入金は9月10日に確認しております。誠にありがとうございました。 今月は、9月15日に実施いたしましたセキュリティアップデート作業の費用も含まれております。 詳細は添付の請求書内訳をご確認ください。 【お振込先】 銀行名：○○銀行 △△支店 口座種別：普通 口座番号：1234567 口座名義：カ）サンプル 請求内容についてご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。 【お問い合わせ先】 株式会社サンプル カスタマーサポート部 担当：山田 TEL：03-1234-5678 Email：[email protected] いつもご対応いただき、誠にありがとうございます。 引き続きよろしくお願い申し上げます。

請求書を送る時の文面は、ビジネス上の重要な金銭的やり取りを伝えるものなので、正確さと丁寧さが求められます。文面は「挨拶→請求内容の説明→支払い方法の案内→問い合わせ先の記載→締めの言葉」という流れで構成するとわかりやすくなります。請求内容は、取引内容、対象期間、金額、支払期限などを明確に記載し、誤解が生じないようにしましょう。定期的な取引先には、前回の入金確認や今後の予定についても触れると良いでしょう。また、初めての取引先や支払いが遅れがちな取引先には、支払期限を強調したり、早期支払いへの感謝の言葉を添えたりするなど、状況に応じた工夫も効果的です。文面は簡潔にまとめつつも、必要な情報は漏れなく記載することを心がけましょう。