お知らせ文の書き方ガイド

効果的なお知らせ文を作成するための基本構成と書き方のポイントを詳しく解説します。

【お知らせ】〇〇について

お知らせ, 書き方, 文書, ビジネス文書, マニュアル

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# お知らせ文の基本構成 お知らせ文は、以下の基本構成に従って作成すると、情報が整理され、読み手に伝わりやすくなります。 ## 1. 件名（タイトル） 件名は、お知らせの内容が一目でわかるよう具体的に記載します。「お知らせ」「ご案内」などの接頭語をつけると、文書の性質が明確になります。 【良い例】 ・【お知らせ】夏季休業期間について ・【重要】システムメンテナンスのご案内 ・【ご案内】新サービス開始について 【避けるべき例】 ・お知らせ ・ご連絡 ・件について ## 2. 宛先 誰に向けたお知らせなのかを明記します。社内向け、取引先向け、顧客向けなど、対象者によって表現を変えましょう。 【例】 ・社員各位 ・取引先各位 ・お客様各位 ・〇〇部門 ご担当者様 ## 3. 挨拶 簡潔な挨拶と自己紹介から始めます。社内向けの場合は部署名と名前、社外向けの場合は会社名も含めると良いでしょう。 【例】 ・平素より大変お世話になっております。総務部の田中です。 ・平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社〇〇の山田でございます。 ## 4. お知らせの目的 お知らせの主旨を簡潔に伝えます。何についてのお知らせなのかを明確に示しましょう。 【例】 ・下記の通り、夏季休業期間を設けますので、お知らせいたします。 ・この度、新サービスを開始することとなりましたので、ご案内申し上げます。 ## 5. 詳細情報 お知らせの具体的な内容を記載します。日時、場所、対象、変更内容など、必要な情報を漏れなく記載しましょう。箇条書きや見出しを使うと読みやすくなります。 【例】 【夏季休業期間】 2023年8月11日（金）～ 8月16日（水） 【業務再開日】 2023年8月17日（木） ## 6. 補足情報・注意事項 詳細情報に関連する補足や注意事項を記載します。読み手が知っておくべき重要な情報を漏れなく伝えましょう。 【例】 ・休業中のお問い合わせは、メールにて受け付けております。 ・大雨の場合は中止となります。中止の場合は前日17時までにご連絡いたします。 ## 7. 問い合わせ先 質問や不明点がある場合の連絡先を記載します。担当者名、電話番号、メールアドレスなど、具体的な情報を提供しましょう。 【例】 【お問い合わせ先】 総務部 田中（内線：1234） E-mail：tanaka@example.com ## 8. 締めの言葉 丁寧な締めの言葉でお知らせを終えます。お詫びや感謝の言葉を添えると良いでしょう。 【例】 ・ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。 ・皆様のご参加を心よりお待ちしております。 # お知らせ文の種類別書き方のポイント ## イベント・会議のお知らせ ・日時、場所、目的を明確に記載する ・参加対象者を明記する ・持ち物や事前準備があれば記載する ・申込方法や期限を明確に示す ・雨天時の対応など、代替案があれば記載する 【例】 社員各位

お知らせ文は、情報を正確かつ効率的に伝えるための重要なコミュニケーションツールです。効果的なお知らせ文を作成するためには、「誰に」「何を」「いつ」「どのように」伝えるかを明確にし、読み手の立場に立って考えることが大切です。また、お知らせの目的や対象者に応じて、適切な表現や丁寧さのレベルを調整しましょう。特に変更や中止のお知らせの場合は、お詫びの言葉を添え、代替案があれば提示するとより丁寧な印象になります。お知らせ文を作成する際は、この記事で紹介する基本構成や書き方のポイントを参考に、状況に合わせてカスタマイズしてください。