メールでの日程調整返信の基本パターン

様々なシーンで使えるメールでの日程調整返信の基本パターンを紹介します。状況別の適切な返信例文を参考にしましょう。

Re: ミーティングの日程調整について【日程のご返答】

日程調整, 返信, ビジネス, パターン

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株式会社クライアント 営業部 田中様 お世話になっております。 株式会社サンプルの山田と申します。 ミーティングの日程調整のご連絡をいただき、ありがとうございます。 【パターン1：すべての日程が可能な場合】 ご提案いただいた日程はすべて参加可能です。 貴社のご都合の良い日時にてお願いいたします。 【パターン2：一部の日程が可能な場合】 ご提案いただいた日程について、下記のとおりご回答申し上げます。 ・4月10日（月）10:00～12:00 → 参加可能です ・4月12日（水）14:00～16:00 → 他の予定が入っており難しいです ・4月15日（金）13:00～15:00 → 参加可能です 【パターン3：すべての日程が不可能な場合】 誠に申し訳ございませんが、ご提案いただいた日程はいずれも他の予定と重なっており、参加が難しい状況です。 代わりに、下記の日程であれば参加可能ですが、いかがでしょうか。 ・4月17日（月）10:00～12:00 ・4月19日（水）14:00～16:00 ・4月21日（金）13:00～15:00 【共通の確認事項】 ・ミーティングの場所は貴社会議室でよろしいでしょうか ・議題や準備すべき資料等ございましたら、事前にご教示いただけますと幸いです ・弊社からは私と〇〇部の△△が参加予定です ご多忙の中、ご調整いただきありがとうございます。 どうぞよろしくお願いいたします。 -- 山田太郎

日程調整のメール返信は、ビジネスコミュニケーションの基本スキルの一つです。返信は迅速に（できれば24時間以内に）行い、相手の時間を尊重する姿勢を示しましょう。返信パターンは主に3つあります。1つ目は「提案された日程をそのまま承諾する」場合、2つ目は「提案された日程の一部を承諾する」場合、3つ目は「提案された日程がすべて都合がつかない」場合です。いずれの場合も、まず感謝の意を示し、次に回答を明確に伝えます。特に3つ目の場合は、代替案を提示することが重要です。また、会議の目的や参加者、場所などの情報を確認することで、誤解を防ぎ、会議の効率化に貢献できます。文末には前向きな姿勢を示す一文を添えると、良好な関係構築につながります。