お詫びの手紙の書き方と例文

ビジネスシーンで使えるお詫びの手紙の書き方と例文をご紹介します。

商品の不具合に関するお詫び

お詫び, 手紙, 書き方, 品質不良

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令和7年5月15日 サンプル商事株式会社 購買部長 田中一郎様 テクノサンプル株式会社 品質管理部長 佐藤健太郎 拝啓 初夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 【謝罪の言葉】 この度は、弊社製品「サンプルデバイスX300」において品質不良が発生し、貴社の業務に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。 【事実関係の説明】 先月納品いたしました200台のうち、約30台において起動不良が確認されました。弊社による調査の結果、製造工程における検査不足が原因であることが判明いたしました。 【影響の認識】 本不具合により、貴社の生産ラインが一時停止するという事態を招き、納期遅延や顧客対応にも影響が出たことと存じます。特に繁忙期にこのような事態となり、貴社の信用にも関わる問題となってしまったことを深く反省しております。 【解決策】 現在、不良品の回収と代替品の手配を最優先で進めております。5月20日までには全ての代替品を納品できる見込みです。また、本件による貴社の損失につきましては、別途ご相談の上、適切な補償をさせていただく所存です。 【再発防止策】 弊社では、今回の事態を重く受け止め、以下の再発防止策を既に実施しております。 1. 製造工程における検査項目の追加と強化 2. 品質管理部門の人員増強と教育の徹底 3. 出荷前の全数検査の導入 4. 品質管理システムの刷新 【結びの言葉】 今後このような事態が二度と発生しないよう、全社を挙げて品質管理の徹底に取り組んでまいります。貴社との信頼関係を第一に考え、失った信頼の回復に努める所存です。 何卒ご容赦いただきますとともに、引き続きご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 敬具

お詫びの手紙を効果的に書くためには、以下の構成要素と手順を押さえることが重要です。 【お詫びの手紙の基本構成】 1. 日付：手紙の右上または左上に記載します。 2. 宛名：相手の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。敬称は「様」を使用します。 3. 差出人：自分の会社名、役職名、氏名を記載します。手紙の場合は、右下に記載するのが一般的です。 4. 頭語と時候の挨拶：「拝啓」で始め、季節に応じた時候の挨拶を添えます。 5. 謝罪の言葉：何に対して謝罪するのかを明確に述べ、誠意を持って謝罪の意を伝えます。 6. 事実関係の説明：問題が発生した経緯や原因を簡潔に説明します。 7. 影響の認識：相手にどのような迷惑や損害を与えたかを認識していることを示します。 8. 解決策と再発防止策：問題の解決策と再発防止のための具体的な対策を提示します。 9. 結びの言葉：最後に改めて謝罪の意を表し、今後の関係継続への希望を述べます。 10. 結語：「敬具」で締めくくります。 【お詫びの手紙を書く際の注意点】 ・丁寧な言葉遣いを心がけ、誠意を持って謝罪の意を伝えましょう。 ・事実関係は正確に記載し、言い訳や責任転嫁は避けましょう。 ・解決策や再発防止策は具体的に記載し、実行可能なものにしましょう。 ・手紙の用紙や封筒は高品質なものを使用し、丁寧に書くことで誠意を示しましょう。 ・内容によっては、法務部門や上司のチェックを受けることも重要です。