ビジネスシーンにおけるお詫びの手紙の例文

ビジネスシーンで使えるお詫びの手紙の書き方と例文をご紹介します。

システム障害発生に関するお詫び

お詫び, 手紙, システム障害, 再発防止

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令和7年5月15日 サンプル金融株式会社 取締役営業本部長 田中誠一様 テクノサンプル株式会社 代表取締役社長 佐藤健太郎 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 この度は、弊社が提供しておりますオンラインバンキングシステムにおいて、5月10日午前9時から午後2時までの約5時間にわたり大規模なシステム障害が発生し、貴社の業務に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。 本障害は、弊社データセンターの冷却システム故障に起因するものであり、バックアップシステムへの切り替えが適切に行われなかったことが原因でございます。この間、貴社におかれましては、オンラインでの取引が一切できない状況となり、お客様対応にも支障をきたされたことと存じます。 弊社では、この事態を重く受け止め、以下の再発防止策を既に実施しております。 1. データセンターの冷却システムの完全な更新と二重化 2. バックアップシステムへの自動切り替え機能の強化 3. 障害検知・通報システムの刷新 4. 緊急時対応マニュアルの見直しと社員教育の徹底 また、本障害による貴社の業務への影響につきましては、別途ご相談の上、適切な補償をさせていただく所存でございます。 弊社は創業以来、「信頼性の高いシステム提供」を企業理念に掲げてまいりました。今回の事態を厳粛に受け止め、全社を挙げて再発防止と品質向上に取り組み、失った信頼の回復に努めてまいります。 何卒ご容赦いただきますとともに、引き続きご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 敬具

お詫びの手紙は、メールよりも格式高い印象を与えるため、特に重大な問題が発生した場合や、重要な取引先への謝罪に適しています。手紙を書く際は、まず何に対してお詫びするのかを明確にし、事実関係を簡潔に説明しましょう。その後、相手に与えた影響や迷惑について触れ、誠意を持って謝罪します。また、問題の解決策や再発防止策についても具体的に記載すると、より誠意が伝わります。お詫びの手紙は、企業の公式文書となるため、社内で十分に内容を検討し、必要に応じて法務部門などのチェックを受けることも重要です。