お詫びの手紙の文例と書き方

ビジネスシーンで使えるお詫びの手紙の文例と書き方をご紹介します。

納期遅延に関するお詫び

お詫び, 手紙, 納期遅延, 再発防止

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令和7年6月10日 サンプル工業株式会社 代表取締役社長 鈴木一郎様 テクノサンプル株式会社 代表取締役社長 佐藤健太郎 拝啓 初夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 この度は、貴社ご発注の特殊部品（型番：TS-2025-X）の納期遅延により、貴社の生産計画に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。 当初5月20日納品の予定でありましたところ、弊社主要サプライヤーの工場火災により原材料の調達が困難となり、納品が6月5日と大幅に遅延してしまいました。この間、貴社におかれましては、生産ラインの一部停止を余儀なくされ、お客様への出荷にも影響が生じたと伺っております。 弊社では、この事態を重く受け止め、以下の対策を講じております。 1. 原材料調達先の複数化による供給リスクの分散 2. 重要部品の在庫水準の見直しと適正化 3. 緊急時の代替生産体制の構築 4. サプライチェーン全体のリスク評価と対策強化 また、本件による貴社の損失につきましては、弊社の責任として適切な補償をさせていただく所存です。具体的な内容につきましては、別途ご相談させていただければ幸いです。 弊社は創業以来、「納期厳守」を経営の基本方針として掲げてまいりました。今回の事態を厳粛に受け止め、全社を挙げて再発防止に取り組み、失った信頼の回復に努めてまいります。 何卒ご容赦いただきますとともに、引き続きご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 敬具

お詫びの手紙は、メールよりも格式高く、誠意が伝わりやすい特徴があります。特に重大な問題や、長期的な取引関係のある相手への謝罪に適しています。手紙を書く際は、まず何に対してお詫びするのかを明確にし、事実関係を簡潔に説明しましょう。その後、相手に与えた影響や迷惑について触れ、誠意を持って謝罪します。また、問題の解決策や再発防止策についても具体的に記載すると、より誠意が伝わります。お詫びの手紙は、社内で十分に内容を検討し、必要に応じて上司や法務部門のチェックを受けることも重要です。また、手紙の体裁や用紙の質にも配慮し、丁寧な印象を与えるよう心がけましょう。