ビジネスシーンでの日程調整メール返信例

取引先や外部パートナーとの日程調整メールへの返信例文です。ビジネスにおける適切な日程調整の返信方法を紹介します。

Re: 商談のご提案について【日程のご返答】

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株式会社クライアント 営業部長 田中様 お世話になっております。 株式会社サンプルの山田と申します。 商談のお時間をご提案いただき、誠にありがとうございます。 ご提案いただきました日程について、下記のとおりご回答申し上げます。 【ご提案いただいた日程】 ・4月15日（月）10:00～12:00 ・4月17日（水）14:00～16:00 ・4月20日（土）10:00～12:00 【回答】 ・4月15日（月）10:00～12:00 → 社内会議と重なっており参加できません ・4月17日（水）14:00～16:00 → 参加可能です ・4月20日（土）10:00～12:00 → 参加可能です 上記の通り、4月17日と20日であれば参加可能です。 可能であれば平日の4月17日（水）14:00～16:00が望ましいですが、ご都合に合わせていただければ幸いです。 【確認事項】 ・会議場所は貴社会議室でよろしいでしょうか ・当日の議題や準備すべき資料等ございましたら、事前にご教示いただけますと幸いです ・弊社からは私と技術担当の佐々木が参加予定です 今回の商談を通じて、貴社のご要望に沿ったご提案ができるよう準備を進めてまいります。 日程が確定しましたら、改めてご連絡いただけますと助かります。 ご多忙の中、ご調整いただきありがとうございます。 どうぞよろしくお願いいたします。 -- 山田太郎

取引先との日程調整メールの返信は、ビジネス関係の構築に影響する重要なコミュニケーションです。返信は迅速に（できれば24時間以内に）行い、相手の時間を尊重する姿勢を示しましょう。返信する際は、まず感謝の意を示し、次に日程についての回答を明確に伝えます。可能な日程と不可能な日程を明確に区別し、可能な日程については優先順位をつけると親切です。また、会議の目的や議題を確認したり、必要な準備や資料について質問したりすることで、会議の効率化に貢献できます。文末には前向きな姿勢を示す一文を添えると、良好な関係構築につながります。文章は簡潔かつ丁寧に、そして誤字脱字がないように注意して作成しましょう。